Chính sách bảo mật

Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Phần Mềm SoftOne cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của người dùng khi sử dụng phần mềm chatbot Xaito - một giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm chi phí chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả tương tác với người dùng.

Chính sách này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân cũng như dữ liệu hội thoại trong quá trình sử dụng sản phẩm.

I. PHẠM VI ÁP DỤNG

Người dùng cuối tương tác với chatbot Xaito (khách hàng của các doanh nghiệp triển khai chatbot).
Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phần mềm Xaito do Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Phần Mềm SoftOne cung cấp.
Quản trị viên hoặc nhân sự kỹ thuật có quyền cấu hình và giám sát chatbot.

II. DỮ LIỆU ĐƯỢC THU THẬP

1. Dữ liệu hội thoại

Nội dung tin nhắn: Mọi đoạn hội thoại giữa người dùng và chatbot Xaito, bao gồm câu hỏi, yêu cầu, phản hồi, lựa chọn menu hoặc các dữ liệu văn bản khác do người dùng gửi.
Thời gian tương tác: Ghi nhận thời điểm bắt đầu và kết thúc mỗi phiên trò chuyện, khoảng thời gian phản hồi, cũng như chu kỳ tương tác (ví dụ: tần suất mỗi ngày/tuần).
Ngữ cảnh trò chuyện: Các yếu tố giúp xác định nội dung hoặc mục tiêu cuộc trò chuyện (ví dụ: hỏi về sản phẩm, cần hỗ trợ kỹ thuật, phản hồi đơn hàng, v.v.).
Thông tin được chatbot ghi nhớ (nếu có): Các biến tạm hoặc dữ liệu lưu tạm thời phục vụ cho phiên trò chuyện, như tên người dùng, trạng thái lựa chọn, lịch sử tạm thời trong phiên.

2. Thông tin cá nhân (nếu có)

Họ và tên: Dùng để cá nhân hóa hội thoại hoặc xử lý các yêu cầu chính xác hơn.
Số điện thoại: Thu thập khi cần hỗ trợ gọi lại, đăng ký tài khoản.
Địa chỉ email: Dùng để gửi xác nhận, báo giá, hóa đơn điện tử, hoặc thông báo khuyến mãi.
Địa chỉ liên lạc: Trong trường hợp chatbot hỗ trợ đặt hàng, vận chuyển, hoặc dịch vụ tận nơi.
Thông tin tự nguyện khác: Ví dụ: ngày sinh, giới tính, mã khách hàng, nội dung đánh giá, khi người dùng tự cung cấp để được hỗ trợ chính xác hơn.

3. Thông tin kỹ thuật

Địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, hệ điều hành, vị trí địa lý (nếu được cho phép)

III. MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG

Hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa chăm sóc khách hàng
Chatbot giúp giảm tải công việc cho nhân viên bằng cách tự động trả lời câu hỏi, xử lý đơn hàng, tư vấn dịch vụ, góp phần tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí vận hành.
Phân tích hành vi người dùng và cung cấp báo cáo
Thông tin thu thập được tổng hợp để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng, tần suất sử dụng và điểm cần cải thiện trong trải nghiệm người dùng.
Ngăn chặn gian lận, lạm dụng hệ thống
Dữ liệu kỹ thuật giúp phát hiện và xử lý các hành vi bất thường như spam, tấn công bot hoặc truy cập trái phép nhằm bảo vệ an toàn cho hệ thống và người dùng.
Tuân thủ quy định pháp luật
Việc thu thập và sử dụng dữ liệu được thực hiện phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ thông tin cá nhân và an toàn dữ liệu.

IV. QUYỀN SỞ HỮU VÀ KIỂM SOÁT DỮ LIỆU

Dữ liệu do người dùng cuối nhập vào chatbot (trò chuyện, gửi form, thông tin cá nhân) thuộc sở hữu của khách hàng doanh nghiệp sử dụng Xaito, và chúng tôi chỉ đóng vai trò đơn vị xử lý dữ liệu (data processor) theo các điều khoản hợp đồng đã ký.
Doanh nghiệp triển khai chatbot có quyền truy cập, chỉnh sửa, xuất báo cáo và yêu cầu xóa dữ liệu của người dùng thuộc phạm vi hệ thống họ quản lý.
Người dùng có thể yêu cầu doanh nghiệp triển khai (hoặc trực tiếp liên hệ với XaiTo nếu cần thiết) để truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân.

V. BẢO MẬT VÀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU

                    Dữ liệu được lưu trữ trên nền máy chủ riêng của XaiTo với hạ tầng hiện đại, an toàn và ổn định.
Toàn bộ dữ liệu được mã hóa khi truyền và lưu trữ, bảo vệ khỏi truy cập trái phép.
Quyền truy cập dữ liệu chỉ được cấp cho nhân sự có thẩm quyền và được kiểm soát chặt chẽ.
XaiTo thường xuyên kiểm tra, cập nhật bảo mật và giám sát hệ thống để phòng ngừa rủi ro.
Dữ liệu được sao lưu định kỳ và có kế hoạch khôi phục nhằm đảm bảo khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố.

                

VI. CHIA SẺ DỮ LIỆU

Chúng tôi không bán hoặc chia sẻ thông tin người dùng với bên thứ ba vì mục đích thương mại. Dữ liệu chỉ có thể được chia sẻ trong các trường hợp:

Với doanh nghiệp sử dụng Xaito, nhằm mục đích chăm sóc khách hàng.
Với nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật cần thiết để duy trì hệ thống, có cam kết bảo mật rõ ràng.
Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng theo đúng quy định pháp luật.

VII. QUYỀN NGƯỜI DÙNG

1. Truy cập dữ liệu cá nhân

Quyền yêu cầu cung cấp bản sao toàn bộ thông tin cá nhân mà bạn đã gửi qua chatbot.

2. Chỉnh sửa dữ liệu

Yêu cầu sửa đổi hoặc cập nhật các thông tin không chính xác, sai lệch hoặc lỗi trong dữ liệu của mình.

3. Yêu cầu xóa dữ liệu

Nếu không còn sử dụng dịch vụ hoặc không muốn chúng tôi lưu giữ thông tin cá nhân, bạn có quyền yêu cầu xóa bỏ dữ liệu khỏi hệ thống.

VIII. COOKIE VÀ CÔNG NGHỆ THEO DÕI

Nếu bạn truy cập chatbot Xaito thông qua website hoặc ứng dụng có tích hợp, chúng tôi có thể sử dụng cookie và công nghệ tương tự để:

Ghi nhớ phiên làm việc và trạng thái trò chuyện.
Cá nhân hóa nội dung phản hồi.
Phân tích hiệu suất sử dụng chatbot và hành vi người dùng.

Bạn có thể từ chối hoặc giới hạn cookie thông qua trình duyệt của mình. Tuy nhiên, điều này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khi sử dụng chatbot.

IX. CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH

Chính sách này có thể được điều chỉnh và cập nhật định kỳ để phù hợp với:

Thay đổi trong hoạt động, tính năng phần mềm hoặc công nghệ bảo mật mới.
Yêu cầu và quy định pháp luật hiện hành.
Cải tiến để nâng cao quyền lợi và trải nghiệm của người dùng.

Khi có thay đổi, chúng tôi sẽ thông báo rõ ràng đến các doanh nghiệp sử dụng Xaito và cập nhật phiên bản mới nhất trên website chính thức của công ty.

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN